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5天上演3大国字类展会 全员戮力同心再创承展奇迹
2017/6/3

       515日至520日,青岛国际会展中心(以下简称“会展中心”)迎来建馆以来承展最高峰,5天时间全馆需翻场两次,以保证三大国字类展会——7个馆的中国第五大车展撤展、5个馆的全国卫计委大会布开撤展、9个馆的北方家具展进馆布展等工作的顺利完成。时间紧、任务重,工作强度创历史之最。面对这几乎是不可能完成的任务,会展中心全员戮力同心,共克时艰,凭借着“想为、能为、敢为”的干事创业激情,和“拼上、豁上、靠上、盯上”的顽强工作作风,出色完成三大展会的承接工作,再创会展新奇迹。

 

       一、想为,面对机遇敢于抢抓

       今年4月下旬,全国卫计委大会看好515日至20日的档期,这5天恰好是车展撤展和家具展布展的时间。原本紧凑的档期,再插入一个国字号大会,承接可能性以常规眼光看微乎其微。会展中心动员组委会再选其他档期,未果。经过一番慎重考虑,会展中心决定承接。一是因为卫计委大会属于高端会议配带展览,符合会展中心未来转型方向,若能成功承接,对于客户积累、扩大市场份额以及未来长足发展都具有重要的意义。二是因为会展中心拥有处理各类展会突发事件的丰富经验,尤其是2015年车展撤展与全国教育信息化大会布展首尾相接、档期紧张的承展高峰奋战经历,训练了队伍,积累了经验。若能周密部署、合理安排,翻场成功的可能性较大。但同时也有一定的担忧,2015年车展撤展与信息化大会布展5天承展高峰仅仅是1个节点,今年是5天两个高峰节点——车展与卫计委大会、卫计委大会与家具展,稍有哪个环节未按预期进行或产生突发事件,就有可能影响顺利承接,压力空前。会展中心干部员工决定顶住压力,为了公司的长远发展,既要承接卫计委大会,又要确保三大展会的圆满承接。

       二、能为,在难题面前勇于开拓

       为保障卫计委大会档期,经过多方探讨协商,最后敲定车展撤展由72小时缩减至48小时内完成、卫计委大会布展由48小时缩减至24小时完成。面对这艰巨的任务,会展中心首先从完成车展撤展入手,突破思维定势、硬件制约、能力极限,迎难而上。一是制定严密的车展撤展工作方案。多次召集组委会、搭建企业协商撤展最佳工作方案,并到展馆反复进行推演,形成16页车展撤展专题方案,目标细化到位,责任明确到人。二是多措并举确保搭建企业配合。通过在现场服务处窗口张贴各馆撤出时限、办理入馆手续时附带书面通知、采取未按时撤出扣留押金制约条件、撤展前一天召开搭建商会议等方式,取得搭建企业理解并配合迅速撤展。三是针对124号馆撤展慢的难点,因地制宜采取方法各个攻克。1号馆将南广场5/7馆之间空地作为货车装货区,将馆内货物用叉车直接运送到货车上,货车只需在指定位置等待即可。2号馆货物用叉车运至2/4平台、再由摆渡车从平台运至北广场货物暂存区。4号馆则利用北侧新开的N1门及新装3部货梯下达北步行街进行装车。四是实施撤展网格化管理,编制撤展人员明白纸,每人负责两个展位,现场协调督促按时按序撤展。这边展位刚腾空,那边保洁立马跟进。中心领导担任各馆组长,带领员工在展馆通宵奋战,24小时争分夺秒的不眠奋战换来车展48小时的清场成功。48个小时共抽调撤展人员50余人,使用摆渡车6辆,叉车23辆,完成700余辆大型货车的撤展协调工作,顺利实现车展按时撤完、卫计委大会如期进馆布展的目标。

       三、敢为,面对艰难敢于攻坚

       完成车展撤展,才刚刚开始,后面的任务更重、时间更紧迫。工作环环相扣,每一个节点都在与时间赛跑。在经历24小时不眠奋战后,全体人员又投入到卫计委大会的高强度攻坚奋战中。一是24小时完成卫计委大会布展工作。1天之内需要完成1号馆58家特装展位搭建,2号馆5000人会场、4号馆3500人餐饮区、5号馆450人会场以及7号馆晚宴的搭建场地布置工作。为此,全员不顾疲劳,继续加班加点奋战,争时间、抢进度,馆内处处都能看到全员戮力同心、热火朝天的大干景象。苦干、实干加巧干,保证了大会的顺利开展。二是4个小时完成卫计委大会撤展工作。2017时展会刚结束,需在21时之前将5号馆会场、4号馆餐饮区,以及1号馆全馆近4200平米特装面积、58家特装展位撤出展馆,以便家具展21时进馆布展。如此大的工作量,在这么短的时间内完成,历年没有先例。会展中心与组委会、搭建商反复协调沟通,制定撤展专项方案,从参与车展撤展的员工中挑选出10名最有经验的骨干力量,召开撤展专题会,组织全员实地查看展台结构,分类统计双层结构、吊点结构展台的数量,针对不同结构的展台,制定不同的方案,网格化分工,与每个搭建商负责人一对一进行沟通,帮助参展企业按时限撤出。对于到点仍不能按时撤出的展位,会展中心还专门准备了应急预案,用铲车铲倒,再用摆渡车运走,为取得最后的胜利提供了坚实的保障。在大家的共同努力下,2128分家具展顺利进馆,圆满完成撤展任务。

 

       5天时间里,会展中心领导身先士卒,日夜带领员工奋战在一线,甚至部分干部员工为了工作吃、住在办公室。为了展会的顺利承接,全员识大体、顾大局,众志成城,没有丝毫的怨言,展现了会展人良好的职业素养。据统计,5天全员上阵10次,动用人员900余人次。会展中心再次用激情、拼劲和干劲,诠释了全员“想为、能为、敢为”的干事创业积极性,以实干推动着会展中心的长足发展。

 
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